文書(shū)檔案外包服務(wù)的六大注意事項(xiàng)

2022/07/28

　　隨著企業(yè)的不不斷發(fā)展，企業(yè)的檔案數(shù)量也隨之增加，越來(lái)越多的文書(shū)檔案數(shù)量也導(dǎo)致了企業(yè)不得不花更多的精力在整理檔案上，這樣成本就會(huì)很高，相比之下文書(shū)檔案進(jìn)行外包的話會(huì)大大降低企業(yè)對(duì)檔案管理人員的需求和降低成本等。那么在進(jìn)行文書(shū)檔案外包時(shí)需要注意哪些事項(xiàng)呢？下面就跟著銀雁科技一起來(lái)了解一下吧！

　　1、基本要求

　　檔案管理外包服務(wù)管理體系完善，合規(guī)管理良好、保密管理、風(fēng)險(xiǎn)管理、知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理、環(huán)境管理水平。

　　2、法規(guī)/標(biāo)準(zhǔn)要求

　　符合國(guó)家有關(guān)政策，嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律、法規(guī)和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)開(kāi)展檔案寄存服務(wù)，規(guī)范化、專業(yè)化、必要時(shí)可在招標(biāo)文件中列出相關(guān)制度、標(biāo)準(zhǔn)名稱和編號(hào)。

　　3、檔案存儲(chǔ)環(huán)境的要求

　　檔案專用倉(cāng)庫(kù)可提供足夠的存儲(chǔ)空間，硬件設(shè)施條件必須滿足檔案要求“八防”質(zhì)量和標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)符合要求《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》和《中華人民共和國(guó)檔案法》的要求。《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》關(guān)于檔案?jìng)}庫(kù)建設(shè)和管理的有關(guān)規(guī)定。

　　4、檔案?jìng)}庫(kù)安全要求

　　全方位的安全系統(tǒng).人工執(zhí)勤24小時(shí).中央閉路電視監(jiān)控.動(dòng)態(tài)監(jiān)控系統(tǒng).電子門禁系統(tǒng)等。

　　5、檔案信息保密要求

　　這一點(diǎn)非常重要。寄存服務(wù)提供商必須與員工簽訂保密協(xié)議或承諾，以確保員工在任職或離職時(shí)保持保守的國(guó)家秘密.需求方企業(yè)的商業(yè)秘密。員工違反保密協(xié)議的，存儲(chǔ)服務(wù)提供商應(yīng)當(dāng)承擔(dān)連帶責(zé)任。未經(jīng)需求方事先書(shū)面許可，存儲(chǔ)服務(wù)提供商不得向任何第三方披露存儲(chǔ)需求方檔案（包括其他秘密或敏感信息）或保留需求方檔案（包括副本）；國(guó)家司法機(jī)關(guān)、國(guó)家行政機(jī)關(guān)依法要求披露檔案的，應(yīng)當(dāng)立即通知檔案寄存方。

　　6、提供使用環(huán)節(jié)的服務(wù)要求

　　查閱文件方便、快速、安全、規(guī)范；使用提供商提供自己的特殊文件交付車輛，及時(shí)、安全地提供各種文件交付服務(wù)；指文件提交授權(quán)人，確保文件安全。

　　以上就是文書(shū)檔案外包時(shí)需要注意的問(wèn)題了。相信隨著相關(guān)法律法規(guī)的完善和行業(yè)發(fā)展的日趨成熟，檔案業(yè)務(wù)外包服務(wù)將在企業(yè)的檔案管理中發(fā)揮越來(lái)越大的作用。