進行檔案掃描前的準備工作

2022/07/28

　　隨著各項信息化建設(shè)的推進。檔案的數(shù)字化掃描工作已經(jīng)成為了企業(yè)的重要組成部分。檔案掃描也已經(jīng)成為了檔案部門的一項常態(tài)化工作。那么下面就來看看檔案掃描工作前需要做好哪些準備工作吧！

　　1、做好掃描工作的頂層設(shè)計

　　要做好掃描工作，首先要做好位掃描工作的頂層設(shè)計，即掃描工作及相關(guān)工作的總體規(guī)劃，主要分為以下的三個方面：

　?、?、協(xié)調(diào)檔案單位與檔案掃描的分工。明確檔案是在檔案單位掃描還是在檔案館掃描，以便各單位安排自己的任務(wù)。

　　②、是協(xié)調(diào)檔案部門掃描任務(wù)量與一年內(nèi)其他工作的關(guān)系。掃描是一項正常的任務(wù)，應(yīng)協(xié)調(diào)單位現(xiàn)有的工作量，合理制定工作計劃。如果工作量太大，必然會導(dǎo)致“趕工”這種現(xiàn)象降低了掃描質(zhì)量，影響和干擾了正常的辦公秩序；如果工作量太小，掃描速度無法跟上檔案移交博物館的速度，會導(dǎo)致檔案積壓，使這些檔案無法及時獲取.有效利用。

　　③、它是計劃掃描的文件之間的順序關(guān)系。掃描應(yīng)根據(jù)文件使用要求的緊急程度進行，掃描需求較大的文件優(yōu)先。

　　2、掃描工作的相關(guān)配置

　　古人云:“工欲善其事，必先.利其器”掃描工作離不開軟硬件配置的物質(zhì)基礎(chǔ)，良好的配置可以提高掃描工作的效率。.在硬件方面掃描儀至關(guān)重要。由于掃描工作對設(shè)備功能的要求相對單一，配置過高會造成資源浪費，應(yīng)根據(jù)實際工作需要合理配置，為公司節(jié)省資金；

　　其次在軟件方面，在選擇掃描軟件時，應(yīng)充分考慮大多數(shù)操作人員的適應(yīng)性和軟件的可操作性和簡單性。如果軟件太復(fù)雜，它將不可避免地影響可操作性，并降低工作效率。同時，還應(yīng)考慮開發(fā)因素，確保設(shè)備定期使用，避免過早消除。

　　3、做好掃描檔案的前期處理工作

　　檔案部門存儲的檔案一般采用“三點一線”縫制后安裝在文件盒中。為了加快掃描速度，保證掃描質(zhì)量，一般拆卸縫制文件，使用高速掃描儀進行掃描。拆卸過程中，應(yīng)注意刀具劃傷文件等因素對文件的損壞。

　　拆線速度應(yīng)與掃描速度相匹配。正常情況下，拆卸一卷掃描一卷，防止大量拆卸檔案堆積造成檔案混合或丟失；兩個人也可以是一個小組，分工合作，一個負責拆卸，一個負責掃描。同時，在早期處理中，還應(yīng)檢查以往文件的標準化，如文件名稱和目錄是否對應(yīng).正確填寫檔號章.由于歸檔工作不認真，上述錯誤現(xiàn)象在工作中極為普遍。

　　以上就是進行檔案掃描前需要做好的準備工作介紹了。檔案掃描工作需要遵守和執(zhí)行相關(guān)程序的監(jiān)督。加強對各環(huán)節(jié)掃描人員的工作指導(dǎo)，幫助他們避免一些容易發(fā)生的誤操作。