如何選擇檔案服務(wù)公司？

2022/04/07

　　現(xiàn)如今很多企業(yè)都會面臨著日益增長的檔案數(shù)量，越來越多的檔案數(shù)量，導(dǎo)致企業(yè)不得不花費大量時間來整理，也要花費大量的金錢來租借檔案場地和聘請檔案專業(yè)人員。因此很多企業(yè)在比較之下選擇將商業(yè)檔案的存儲放在專門提供檔案服務(wù)的企業(yè)。

　　一、公司規(guī)模

　　即考察公司的注冊資金、員工規(guī)模、經(jīng)營范圍等情況。所以應(yīng)要選擇注冊資金100萬元以上、員工人數(shù)50人以上、業(yè)務(wù)范圍里有數(shù)字加工服務(wù)項目的科技公司進行外包。如銀雁科技檔案外包服務(wù)，相對來說這類公司有一定基礎(chǔ)與規(guī)模，公司從長遠(yuǎn)利益和可持續(xù)發(fā)展角度考慮，加工時一般不會粗制濫造，加工質(zhì)量和售后服務(wù)也相對的有保障。

　　二、業(yè)務(wù)能力

　　即考察公司是否具備數(shù)字化加工相應(yīng)的檔案業(yè)務(wù)能力。檔案數(shù)字化加工有別于機械五金、電子元配件的加工，特殊的加工對象決定了檔案加工有自己獨特的工作紀(jì)律與要求。因此從檔案保護、信息保密、加工質(zhì)量等多方面進行考慮，最好就是選擇一家有檔案意識、懂檔案業(yè)務(wù)的公司來外包。

　　三、技術(shù)狀況

　　即考察公司是否具備從事檔案數(shù)字化加工的技術(shù)條件。檔案數(shù)字化加工對計算機技術(shù)的要求并不算太高，一般的科技服務(wù)公司都有相應(yīng)的計算機能力承攬這項加工業(yè)務(wù)。與此同時他們也都具備加工必須的硬件設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)配置、軟件平臺。

　　但是光有技術(shù)和設(shè)施仍不能勝任檔案數(shù)字化工作。檔案數(shù)字化有一套工作流程、多個加工環(huán)節(jié)，從檔案加工之前的處理到檔案拆卷、圖像掃描、圖像處理、圖像合并、文字識別、數(shù)據(jù)存儲、光盤刻錄、數(shù)據(jù)掛接到實體還原，每一個環(huán)節(jié)都有特定的技術(shù)指標(biāo)與規(guī)范要求。

　　四、管理水平

　　了解外包公司的數(shù)字化加工管理水平，除了看公司是否有完善的管理制度和有無對管理人員進行規(guī)范培訓(xùn)外，還要看管理人員項目經(jīng)理的實際管理能力如何。一般情況下檔案數(shù)字化加工采用的是本地化加工方式，意思就是檔案所在單位指定的場所來進行加工。加工過程中的管理工作由項目經(jīng)理全權(quán)負(fù)責(zé)，因此項目經(jīng)理的管理水平高低對加工質(zhì)量的好壞起著決定性的作用。而外包公司的整體管理水平也充分體現(xiàn)在項目經(jīng)理的管理水平上。

　　五、反饋信息

　　即通過用戶反饋的信息來判斷外包公司的數(shù)字化加工工作成效。眾所周知外包公司為了獲取訂單，通常都會絞盡腦汁在宣傳方面塑造自身良好形象、在文字方面夸大自己的工作成效。如果要透過現(xiàn)象看清楚本質(zhì)，深入了解檔案外包服務(wù)公司的真實加工狀況，還得傾聽來自用戶方的真實感受。

　　企業(yè)的檔案部門根據(jù)用戶反饋的意見，結(jié)合其它考察內(nèi)容，綜合評價外包公司的數(shù)字化服務(wù)質(zhì)量，最終來決定檔案是否委托外包。