新聞資訊
2022/04/07
以“件”為單位進(jìn)行文書(shū)檔案整理，是對(duì)以“卷”為單位整理檔案工作的延續(xù)，以“件”為單位整理的前提是適應(yīng)辦公自動(dòng)化環(huán)境下文件歸檔整理工作需要。
一、優(yōu)點(diǎn)
1、以“件”歸檔的程序相對(duì)簡(jiǎn)單，將檔案整理工作“化整為零”，即“隨辦隨歸”，檔案人員將公文處理后可以隨時(shí)裝訂、蓋章進(jìn)行歸檔，后期在對(duì)文件的編號(hào)進(jìn)行調(diào)整。
2、以“件”歸檔加強(qiáng)了文件的保密性質(zhì)，限制了查閱者的查閱范圍，即指定查閱資料，不會(huì)泄露其他材料的內(nèi)容。
3、便于增加新的檔案材料，當(dāng)發(fā)現(xiàn)有檔案遺漏、錯(cuò)放的情況下便于對(duì)檔案進(jìn)行增減，使檔案管理工作更加靈活。
4、以“件”歸檔的方式相對(duì)簡(jiǎn)單，便于整理，只需要根據(jù)時(shí)間順序按照單位、機(jī)構(gòu)、期限、季度等標(biāo)準(zhǔn)分類(lèi)，避免了不必要的分歧。
二、缺點(diǎn)
1、以“件”歸檔按照時(shí)間順序排列，在一定程度上會(huì)使檔案內(nèi)容顯得雜亂無(wú)章，當(dāng)查閱者不記得檔案材料具體時(shí)間的情況下就無(wú)從下手。
2、以“件”歸檔沒(méi)有對(duì)檔案材料裝訂成冊(cè)，而是采取盒裝等形式，這使得單份檔案容易丟失、折損等，也不利于檔案材料的保管。
3、由于同一份檔案下發(fā)的時(shí)間有時(shí)存在差異，因此會(huì)導(dǎo)致同一份檔案材料出現(xiàn)前后不連接情況，增加了檔案查閱的難度。
以上就是文書(shū)檔案以件管理的優(yōu)缺點(diǎn)了，檔案的管理就應(yīng)該順應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流，積極利用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，建立健全電子檔案管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的有效性。
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